Что такое "Объекты" и зачем их настраивать
Формальное отражение реальной структуры
Объекты - это основа Системы ADVANTA. Тот скелет, на который всё завязано.
Из объектов создаётся Дерево проектов, и оно должно хоть и формально, но точно отображать реальную структуру компании, проектов. Оно должно быть слепком реальных бизнес-процессов.
Чтобы можно было создавать объекты в Дереве, нужно сначала настроить типы объектов.
Конечная цель настройки типов объектов - чтобы руководитель проекта смог выстроить нужное ему Дерево проектов.
Чтобы итоговая картинка была максимально приближена к реальности, те «кирпичики», из которых дерево будет выстроено, должны отражать особенности каждого типа проектов, мероприятий, задач и проч.
Нарисуйте схему вашего бизнеса до того, как приступать к настройке ADVANTA, начинать настраивать типы объектов.
- Выделите «константы» - объекты без привязки ко времени. Может быть компания, проектный офис, направление работ и т.п. - это будут директории.
- Выделите долгосрочные контракты, комплексные, продолжительные работы - но у которых есть начало и конец, понятный результат. Всё то, что вовлекает в себя ряд ресурсов и имеет конечную цель, сроки реализации - это проекты.
- Как сильно будут декомпозированы (детализированы) задачи в каждом проекте? Какие есть типы работ в вашей компании, какие из них должны быть обязательно отражены в ADVANTA как часть крупных проектов. Вот это - задачи.
Объекты и типы объектов. В чем разница?
Из объектов можно выстроить Дерево проектов.
Дерево проектов формируют все участники команды: они создают проекты и задачи, подзадачи, ставят себе совещания - каждый этот объект становится частью дерева.
А вот то, какой формы, размера и цвета будет выбранный «лист» дерева определяет тип объекта.
Это можно сравнить с рисованием в Paint. У вас есть набор примитивов и то, как вы ими рисуете. Инструменты рисования - это типы объектов, а то, что и где вы нарисовали - это объект в Дереве проектов.
Одинаково или по-разному (и если по-разному, то велико ли отличие) описываются, оцениваются, контролируются:
- задача для производственного отдела и задача для бухгалтерии?
- контракт на строительство и контракт на поставку ПО?
- проект внедрения оборудования и проект поставки техники?
- компания, здание, проектный офис, подрядчики, клиенты?
Не делайте новые типы объектов на каждый «чих». Не создавайте новые типы объектов только из-за того, что можете.
Чем больше типов объектов:
- тем сложнее пользователю выбрать нужный и не ошибиться;
- тем больше настроек и тем сложнее поддерживать Систему;
- тем сложнее формировать отчёты.
Соблюдайте баланс. Создавайте новые типы объектов, когда для этого есть объективная необходимость и они действительно чем-то отличаются.
По умолчанию в ADVANTA есть преднастроенные типы объектов. Но точно ли этих деталей будет достаточно, чтобы наиболее точно описать вашу Систему и учесть все нюансы? Чтобы ответить на этот вопрос, можно для начала пожить с тем, что есть, выявить закономерности, найти «где мешает» и дополнить перечень типов объектов при необходимости.
Что внутри объекта
Объект характеризуется огромным перечнем значений, потому что именно объект и является основной единицей Системы.
Реквизиты (поля) характеризуют, описывают каждый объект.
К объекту могут быть привязаны таблицы. Например, к объекту «Контракт с заказчиком» привязана таблица «Приходы», где бухгалтер отмечает поступления средств по договору, и «Расходы», где руководитель проекта списывает расходы на выполнение проекта. Или может быть таблица с комментариями к задаче.
Каждый объект занимает своё положение в иерархии Дерева проектов. Он не может висеть сам по себе в Системе - любой созданный объект будет включен в иерархию.
За каждый проект и задачу отвечают конкретные люди: Руководитель и Исполнитель. Также могут быть участники проекта/задачи - те, кто вовлечён в работу над этим проектом или задачей.
Из всего этого массива данных вы можете формировать отчёты в том разрезе, который вам нужен для конкретных задач, ответов на конкретные вопросы. Например, какие просроченные задачи есть в вашем отделе или сколько средств поступило по договорам за квартал.
Чем объекты отличаются в зависимости от типа
Разные типы объектов:
- Визуально отличаются друг от друга в Дереве проектов, и их карточки могут отображаться для пользователей по-разному:
- по-разному описываться (реквизиты);
- быть привязанными к разным таблицам;
- на их страницы могут быть выведены разные формы и отчёты и т.д.
- Могут по-разному вести себя в Системе (например, автоматически попадать в календарь или нет).
Как создать новый тип объектов
Чтобы создать и настроить типы объектов, зайдите в Администрирование → Объекты → Добавить.