Автоматическая рассылка запросов на заполнение формы
Система может сама рассылать запросы на заполнение формы по заданному расписанию и правилам.
Как настроить автоматическую рассылку:
- Администрирование → Общие настройки → Конструктор форм
- Клик на нужную форму или создать новую форму.
- Портлет «Автоматические рассылки запросов» →
Добавить.
Запустите на сервере c IIS1) службу системного таймера, чтобы автоматическая рассылка запросов заработала.
Скачать утилиту для запуска службы можно в разделе "Дистрибутивы".
Настройка автозапроса
Способ отбора объектов
| Автоматический - по заданным фильтрам | Ручной - из конкретных, выбранных вручную объектов |
 |  |
Какие объекты отбирать
Адресаты
Выберите: получать запросы должны получать конкретные пользователи? Или, например, сотрудники конкретного подразделения (которые внесены в группу)? Или вне зависимости от должности, сотрудник должен получить запрос, если он, допустим, исполнитель по просроченной задаче?
| Выбор адресатов по проектным ролям | Выбор конкретных пользователей |
 |  |
Если Вы выбрали вариант запроса по проектным ролям (Руководитель, Исполнитель, Участник), то запрос уйдет пользователям, которые назначены Руководителями и Исполнителями (либо добавлены в список Участников) на карточках объектов из пункта выше - «Способ отбора объектов». То есть Руководители, Исполнители и Участники тех объектов, с уровня которых должен отправляться автоматический запрос, а не самих объектов выборки формы, в которые нужно вносить данные.
Поэтому в большинстве случаев удобнее использовать вариант адресации «Пользователи и группы» с выбором конкретных групп или пользователей для автоматической рассылки.
Расписание
Добавьте расписание для запроса: с какой периодичностью запросы будут рассылаться.
Тестирование настройки
Протестируйте настроенную рассылку запросов:
- Сохраните автоматическую рассылку.
- Снова зайдите в неё из карточки редактирования формы.
- Нажмите «Тестировать» и просмотрите список пользователей, которым придет запрос.
Если пользователь указан в разных объектах, он получит два запроса на заполнение формы, по каждому объекту.
Чтобы просмотреть историю запросов на заполнение форм в объекте, перейдите по ссылке «история запросов» на странице списка форм объекта.
Пример настройки
Пример автоматической рассылки запросов на заполнение формы по уточнению сроков выполнения текущих задач:
- Зайдите на страницу настроек формы.
- «Автоматические рассылки» → «Добавить».
- Введите название рассылки.
- Отберите объекты, по которым нужно запросить информацию. В примере нам нужна информация по дочерним объектам проекта «Квартальный план» (он доступен для выбора, т.к. выбран в свойствах формы в портлете «Возможность запроса из объектов»).
- Задайте фильтр: запрашивать информацию только по проектам с типом «Квартальный план» со статусом «В работе». Завершенные и отложенные/отмененные проекты нас не интересуют.
- Укажите адресатов запросов: направляем запросы всем пользователям из группы «Отдел разработки».
- Назначьте расписание для автоматических запросов: каждый понедельник, в 9 утра.
- Срок для ответа пользователей на запрос оставляем тот, который задан по умолчанию - 8 часов.
В результате все пользователи из группы «Отдел разработки» каждый понедельник, в 9 утра получат запрос на заполнение формы только по своим задачам (типы задач указаны на странице свойств формы) из проектов с типом «Квартальный план», имеющих статус «В работе».
Логика работы автозапросов
- Администратор Системы настраивает запрос: кому, при каких условиях (например, через какое время после определённого события - просрочки задачи) должен уйти запрос на заполнение формы пользователю.
- Если условие выполняется, запрос попадает в «стек периодических событий».
- Когда срабатывает внешняя служба таймера, в Систему отправляется команда на запуск рассылки запросов из «стека периодических событий».
- Система отправляет все запросы из стека адресатам и после этого очищает сам стек.