Анализ качества заполнения отчётов по статусу

Еженедельные отчеты руководителей проектов о статусах — это важный инструмент управления и принятия решений проектным офисом. Если в отчёте отсутствуют ключевые данные или содержатся неясные формулировки, любое решение, принятое на его основе, становится рискованным. Чтобы обеспечить отражение как реального состояния отдельных проектов, так и выявление тенденций и рисков по всем проектам предприятия, необходим контроль качества таких отчётов. Основу «отчётов по статусу» составляет текст. Анализировать его информативность формулами невозможно, зато с такой задачей хорошо справляются нейросети. В ADVANTA такую работу может выполнить «ИИ-помощник по контролю качества отчётов по статусу».

Процесс проверки запускается командой «Проверить отчёт по статусу» в карточке проекта.

Нейросеть выполнит анализ текстов отчётов. Замечания по качеству отчёта будут записаны в реквизиты таблицы, где хранится этот отчёт.

При необходимости можно настроить создание по итогам проверки дискуссий с участием автора отчёта и специалистов проектного офиса.

ИИ-помощник проверяет отчёты на соответствие критериям информативности, установленным проектным офисом или руководством предприятия, в том числе:

• Полнота – заполнены ли вообще реквизиты (достижения, планы, проблемы, статус)?
• Конкретность формулировок – достаточно ли информативны фразы в отчёте. Малоинформативные формулировки общего характера будут считаться недостатком (например, «работы идут по плану»). Качественными будут считаться фразы, отражающие суть состояния кратко, но достаточно содержательно («завершено 30% кода модуля А, тестирование начнётся 25.10»)?
• Риски – выявлены ли риски, или они скрыты за нейтральными формулировками? Есть ли план по снижению влияния?
• Формат – соблюдены ли корпоративные шаблоны и правила заполнения?

Чтобы внедрить помощника по проверке качества отчётов требуется:

1. Сформулировать правила заполнения «отчётов по статусу», определить критерии качества вводимых сведений. Создать примерами «хороших» и «плохих» отчётов.
2. Ознакомить сотрудников, заполняющие отчёты, с правилами заполнения.
3. Определить, какие действия следует выполнить с результатами проверки – достаточно ли записать замечания в реквизиты таблицы, или же требуются более сложные действия: сформировать дискуссию в ADVANTA; отправить email определённым сотрудникам и т.д.
4. На основе правил и примеров специалисты внедрения создают:
   • Инструкцию («промпт»).
   • «Триггеры», взаимодействующие с LLM.
   • Набор тестовых примеров проектов и отчётов, позволяющих проверять правильность работы ИИ-помощника.

Внедрение ИИ-помощника, это переход на новый уровень управленческой культуры: от формальных и неполных отчётов — к структурированным данным, на основе которых можно строить прогнозы. Результат: более быстрые и обоснованные решения на уровне портфеля проектов, сокращение оперативных рисков и, в конечном счёте, — повышение вероятности достижения стратегических целей компании.