Настройка источников данных

Источником данных для дашборда может быть:

• отчет типа «Электронная таблица»;
• ИЛИ любой xls-файл, загруженный с компьютера.

Если вам всё-таки нужно сделать дашборд из внешнего файла, то:

1. Создайте отчёт «Электронная таблица».
2. Загрузите в него нужный вам Excel-файл.
3. Укажите этот отчёт в качестве источника для дашборда.

Так Вы можете обновлять данные из статичного файла, загружая их повторно в электронную таблицу, и настроенный дашборд, даже при изменении данных внутри таблицы, не пропадёт.

Дашборд строится по данным с одного листа таблицы - с того, который Вы укажете как источник.

Поэтому всё, что нужно для виджетов дашборда, из всех отчётов, таблиц и прочего должно оказаться в итоге на одном листе в виде однородных данных.

Сопоставляйте данные с помощью =ВПР() и идентификаторов (ID) объектов, выведенных в отчёты.

1. Первые строки в таблице должны быть заполнены.
2. Названия столбцов не должны повторяться.

НЕ должно быть:

• объединённых ячеек;
• макросов;
• сводных таблиц.

Таблица должна быть простой по структуре - как, например, таблица-источник для сводной таблицы в Excel.

По возможности каждая строка таблицы должна быть заполнена данными. Иначе в таблице на дашборде будут «дырки».

Чтобы заполнить пустые ячейки какими-то значениями, перенесите данные исходного отчёта на новый лист (см. выше рекомендации), используя функцию =ЕСЛИ().

Пример источника данных:

Желательно, чтобы в таблице было не больше 10 000 строк. Если их будет больше, дашборд может открываться несколько минут.

Решения:

1. Возможно, не всё нужно выводить на один дашборд, и данные таблицы избыточны. Возможно, нужно 2 и более других дашбордов.
2. Включить обновление дашборда по таймеру - тогда обновляться данные будут не в момент открытия дашборда пользователем, а Системой в фоновом режиме с заданной вами периодичностью.

Формат ячеек со значениями в таблице должен соответствовать её содержимому:

• текстовые поля - формат «Общий»;
• числовые значения - «Число»;
• даты - «Дата».

Как менять формат на нужный:

1. Выделить нужный столбец.
2. Клик правой клавишей мыши → Формат.
3. Выбрать в списке нужный → ОК.

После того, как дашборд уже построен, не рекомендуется:

• вносить изменения и сохранять их на странице настроек источника данных;
• менять порядок столбцов в таблице;
• переименовывать заголовки столбцов и менять название источника;
• изменять типы данных ячеек;
• изменять формулы.

1. «Администрирование» → «Дополнительные сервисы» → «Конструктор дашбордов» → «Источники данных».
2. На странице «Источники данных» → «Добавить».
   
3. Внесите данные:
   • название источника данных;
   • выберите тип источника:
     
     • отчет «Электронная таблица» - для построения дашборда из отчетов типа «Электронная таблица». Можно выбрать один из уже существующих отчётов или создать новый, специально для дашборда;
     • файл - используйте данные для построения отчета из xls-файлов на компьютере.
   • «Лист книги» - введите название листа из файла или отчета «Электронная таблица»;
   • «Диапазон ячеек» - укажите, какие ячейки из файла или отчета должны стать источником данных. Пример правильного диапазона:
     

     A3:D10

     
     Данные в ячейках, не попавших в диапазон, не будут учитываться при построении дашборда.

4. Отметьте необходимые опции:
   • «Использовать первую строку в качестве имен столбцов» - если ВЫКЛ - все данные относятся к строкам таблицы, на основе которых будет построен дашборд. Однако в источнике данных может быть первая строка, которая содержит имена столбцов. Чтобы было легче распознать данные, включите опцию;
   • «Пропускать пустые строки»:
     • если ВЫКЛ - данные содержат пустые строки, дашборд будет построен на основе данных с пропусками;
     • если ВКЛ - пустые строки удалены, дашборд будет построен на основе данных без пропусков.
   • «Пропускать скрытые строки»:
     • если ВЫКЛ - все строки, в том числе скрытые, учитываются при построении дашборда;
     • если ВКЛ - скрытые строки в данных не учитываются при построении дашборда.
   • «Пропускать скрытые столбцы»:
     • если ВЫКЛ - все столбцы, в том числе скрытые, учитываются при построении дашборда;
     • если ВКЛ - скрытые столбцы в данных не учитываются при построении дашборда.
5. Сохраните новый источник данных, нажмите «Сохранить».